(a la melodía de “Oh, cuánto amo a Cristo”)
Por Mike Shields

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He tenido el privilegio de sentarme en reuniones con muchos de ustedes. Desde México hasta Uruguay, desde Panamá hasta Argentina, desde Springfield hasta Costa Rica, me he ganado la reputación de ser un verdadero “fanático” de las reuniones. Algunos de ustedes habrán notado (y me han comentado) que a medida que avanzan algunas reuniones mis ojos se vuelven vidriosos, trago mucha agua y el color de mi piel cambia como un bulbo de árbol de Navidad (rojo, desvaneciéndose a verde, desvaneciéndose a azul … dependiendo de cuánto tiempo aguanto la respiración).

Canta conmigo ahora: “¡Ohh, cuánto amo a las reuniooones!”

La verdad es que las reuniones deberían ser importantes. En mi caso, me gustan especialmente las reuniones que se coronan con tres elementos:

• respetan el tiempo y las energías de los participantes,
• se destacan por una agenda clara y relevante, e
• incitan a la acción decisiva.

(Las reuniones impulsadas por la energía provista por tazones de maní y los chocolates M&M puestos a cada tres asientos también son buenas. Gracias, Sherry Boyd).

¡Es mi observación que a los educadores les encantan las reuniones! Tenemos una cultura de reuniones. Pero eso no necesariamente se traduce a una cultura de comunicación o acción. Muchas reuniones no logran la meta de las altas aspiraciones atribuidas a su importancia. Permítanme ilustrar este punto con esta tabla, respecto a lo que se dice y no se dice en las reuniones a las que solemos asistir:

Entonces, hablemos de esto.

Respeto

Un verdadero educador es una persona my ocupada. Con la preparación de clases, el diseño didáctico, la enseñanza en el aula, las tareas y las calificaciones, las consultas de los estudiantes y las reuniones (cántelo ahora: “Ohhh, cuánto amo a las reuniooooones”), los educadores cristianos tienen mucho que hacer.

Muchos trabajan a nivel nacional con los principales líderes de su país . . . ¡en reuniones! Las personas ocupadas con grandes responsabilidades merecen respeto por el tiempo, energía y dinero que dedican a las horas pasadas reuniones.

Al principio de nuestro ministerio, Monita y yo trabajamos en Summit Church en St. Paul, Minnesota. En nuestra congregación había inventores, ingenieros y profesionales que trabajaban en el Centro Internacional de Investigación y Desarrollo para la gran empresa 3M. Me dijeron que las reuniones convocadas ahí tenían que tener un propósito claro, que la información debía comunicarse claramente antes de la reunión y que se asignaba un tiempo establecido. Además, cada reunión tenía un costo calculado que incluía el salario por hora pagado a cada persona en la reunión, el uso de las instalaciones y los recursos proporcionados a los participantes. ¡Hoy, una reunión de ingeniería promedio fácilmente puede costar diez mil dólares!

Cuando convocamos a una reunión, es importante reconocer que nuestra gente también son personas “de primer nivel”. Debemos respetar el valioso tiempo, dinero y los recursos humanos que cada participante aporta a la mesa. La información provista en anticipación de una reunión debe ser clara, concisa y comprensible. Nuestra gente se lo merece.

En el caso de las reuniones internacionales, a menudo me he sentado en una habitación y calculado los meros costos de estar allí. Los vuelos, hoteles, comidas y transporte son factores importantes. Pero los salarios, la cantidad de días involucrados, las energías humanas y la transferencia de información valiosa también son parte de la ecuación de una buena reunión. Comprender la tremenda inversión de nuestros seguidores y colegas para estar en una reunión es suficiente motivación para asegurarse de que el tiempo realmente importe.

Relevancia

Una de las mayores quejas que cualquiera de nosotros ha escuchado acerca de una reunión es su irrelevancia. Cuando la agenda está sobrecargada con el protocolo, y se pierde tiempo leyendo informes extensos de quién sabe cuándo o por qué, las cosas pueden desmoronarse rápidamente.

Establezca una agenda agresiva para su reunión. Avanza con la corriente. Energize, reconozca, aprecie e invite a participar. Trate con los preliminares de manera oportuna y expedita. Reconozca que el período de apertura de una reunión es cuando el entusiasmo es máximo. Es entonces cuando las energías creativas están al máximo y las personas quieren ser parte de la acción. Es mejor establecer una agenda que capitalice las cosas importantes por adelantado.

A menudo he visto a personas clave levantarse y salir para otra cita, cuando el punto más importante de la reunión aún no se ha tratado. Es posible que otros no se hayan ido, pero mentalmente ya están vagabundeando y no los podrás recuperar, (especialmente cuando el hermano a tu lado ya se comió todos los cashú (anacardos) y los M&M, y solamente quedan unos pedacitos de maní en el fondo del platillo – Sherry Boyd, ¿dónde estás?)

Intencionalidad

Una buena reunión debe avanzar hacia una conclusión focalizada. A medida que se desarrolle cada tema de la agenda, asegúrese de encontrar una manera de encapsular los hallazgos o reclutar energías para seguir trabajando. Dios mismo estableció una agenda concisa cuando convocó una reunión para Israel en Isaías 1:18 “Venid ahora, y razonemos”, dice el Señor.

Hay dos palabras que realmente me gustan para las reuniones: intencional y proactiva. Necesitamos intencionalidad relacionada con el por qué nos hemos unido. ¿Qué es lo que hemos descubierto? ¿Existe una dirección clara que pueda establecerse para abordar un problema o implementar un proceso nuevo y significativo? ¿Los participantes se alejarán de la reunión con energía y con una visión y comprensión más clara de la tarea?

Es importante planificar para obtener los resultados deseados en cualquier reunión. Puede que no haya respuestas simples, pero claramente debe haber un esfuerzo enfocado e intencional hecho por el líder de la reunión para ordenar los asuntos y articular las posibles opciones. Que todos compartan una misma visión o si no cada uno hará lo suyo.

Y…
¡No te olvides de ORAR! Invite a las personas en su reunión a levantarse, a invocar al Señor y solicitar la intervención divina en la reunión. Tómense un par de momentos para interceder en un momento clave. Invite al Espíritu Santo a acompañarles. Sea intencional e inclusivo. Se logrará más en una reunión que tiene una dimensión de oración unida que con cualquier otra técnica o dinámica.

Y tal vez, solo tal vez, cantarás conmigo: “¡Ohh, cuánto amo a las reuniooooones!”